学生工作处

关于做好学生工作档案材料归档工作的通知

来源: 新葡萄京官网 时间: 2021-10-11

各学院:

学生工作档案是学校在育人过程中形成的第一手材料资料,以本科评估为契机,为进一步加强学生工作档案建设工作,维护学生工作档案的完整统一,现将档案归档有关事宜安排如下:

一、工作意见

(一)建议参照学校指标体系的基础上,以领导重视、队伍建设、制度建设、学风建设、学生教育、日常管理、党团建设、学生服务等八大方面开展学生工作材料归档。

(二)归档材料如出现无法明确归档的,按照教育、管理、服务三大类大致区别归入相关类别。

(三)在不同指标体系当中需要重复使用的材料,只需在某一处归档保存,其余档案盒内目录体现并注明材料所在即可。

(四)各种材料归档目录要明确,目录与卷内文件要对照。

(五)涉及到组织建设方面的材料,要有制度或章程,要有组织管理办法,要有组织工作计划、总结,要有组织人员管理办法、组织人员基本情况或联系方式一览表、人员管理与考核办法等。

(六)归档材料涉及到各种活动(教育、文娱、科教等),要有活动策划、总结、开展情况和活动照片,原始材料还应包括活动场地及设备申请有关资料等。

(七)涉及学年度内各项学生工作部署,要有专门的会议记录本,如非必须,迎评材料整理时,无需将会议记录归入不同指标材料盒,只需在材料目录注明见会议记录本第几页。

(八)以各学院党总支或学生工作处名义下发给各班级的文件,最好制定规范文件格式,有利于保证工作的严肃性、规范性,便于归档整理。

(九)涉及到收发上级文件,建议各学院指定专门辅导员收文并整理归档,对于文件所布置任务及要求进行整理,制定短期工作一览表,便于保证工作及时完成、报送和归档。

(十)学生工作所应整理的材料目录无法穷尽,本说明以一些概括性的语言做简要概述,仅供各学院参考,各学院可依据本目录,结合本学院具体情况,创造性地开展各项工作及材料归档整理,不必过分拘泥。

二、指标要求

(一)领导重视

1、学生工作处副处长、各学院党总支书记召开的学生工作研讨会,会议最终形成的执行性文件。

【会议记录、学年工作计划与学年工作总结】

1.各学院党总支书记,在本学院开展的学生工作研讨会,会议形成的可执行性文件

【文件、会议记录】

(二)队伍建设

1、依据学校有关规定,制定的符合学生工作特点的学工队伍建设措施。

【文件、会议记录。】

2、掌握本学院学生工作队伍的基本情况。

获奖情况一览表、发表论文情况、教学科研成果、科研项目、获得专利或软件著作权、指导学生参加竞赛、参加培训情况【学年度辅导员、班主任带班情况、学生工作队伍一览表、

3、学年度内辅导员队伍管理与考核情况。

【个人工作计划、总结,学院考核情况一览表。】

4、学年度内辅导员职业技能大赛

【计划、总结,过程性文件】

(三)制度建设

1、依据学校各种制度,制定了符合本学院情况的配套制度;

【主要考核各学院开展的学生评奖评优、违纪处分、行为规范、学风建设、日常管理、就业服务、推优入党、寝室管理等方面的制度建设和过程性文件。】

2、根据要求做好学生工作计划、总结;

【学年、学期工作计划、总结,各个时期各项专项工作计划、总结。】

(四)学风建设

1、学风建设有关制度、落实措施、具体成效,如预警制度、谈话制度及其实施,树立学习典型,采取一对一帮带办法等工作开展情况。

2、掌握学生考勤情况(班级班务周志考勤情况保存两年,每月以班级为单位制作学生考勤汇总表存档)。

3、掌握本学院各班级学习情况(包括成绩优良率,专升本报考录取情况、职业资格证书取得情况),并结合情况开展有针对性工作。

4、掌握本学院学生参加各种学科竞赛情况。

(五)学生教育

1、能根据学校布置的各项思想教育工作,结合实际创造性地完成。

档案整理应包括收到的文件,贯彻落实的情况(会议记录、活动情况和照片、计划总结)。各块主要内容:

(1)安全教育:节假日及各种敏感时期专项安全教育开展情况及有关资料,学生去向登记情况,安全责任制落实情况。(2)思想道德教育:(爱国主义教育、集体主义教育、行为规范教育等):活动开展情况,包括策划或计划、活动开展情况及照片、效果及总结等材料。

(3)心理健康教育。学生心理健康教育活动有关资料,各学院学生心理档案。突发事件处理等。

2、深入了解并掌握学生的思想状况

【主要包括各学院辅导员、学生干部定期掌握的学生思想状况,要明确记录人、时间、地点、当事人其他有关详细状况;特定时期根据学校和上级部门要求做好的学生状况调查并形成的档案记录。】

3、结合节假日、时政热点和学生关心关注的话题,经常对开展形势与政策或思想教育。

【各项教育工作原始记录,要包含教育主讲人、受教育对象、场地、内容、场地等设备申请单以及有关照片、简讯报道等材料。】

4、各种专项教育措施得力,成效明显

【新生教育、军训教育、毕业生教育、诚信教育、感恩教育、贫困生帮扶、防艾防毒教育、个别教育、人生理想教育、主题团日等原始记录,各种专项活动的策划、实施、总结、照片等】

(六)日常管理

1、熟悉并严格执行学校对学生工作和学生管理的有关规定;

2、做好日常各种管理记录,以班级为单位,形成学生日常表现档案。

3、做好奖助贷勤各项工作及有关材料整理归档。做好奖助贷勤各种材料整理归档;建立贫困生档案及做好谈话记录归档;建立贷款学生信息档案,做好学生贷前、贷中、贷后各项工作及材料整理与归0档工作。

(1)综合测评:各班级学生日常表现档案;各班级学生综合测评原始材料;各班级学生综合测评公示情况。

(2)奖学金、评优申报:各班级学生奖学金、评优申报、审查、评议的原始材料、公示情况。

(3)贫困生认定:各学院贫困生认定原始材料,如谈话记录、信息档案等。

(4)助学金申报与发放:学年度内各学院学生申报各项助学金及其发放情况。

(5)学生贷款工作:助学贷款相关文件、诚信教育、每年度贷款学生信息汇总(电子版)、贷款学生谈话记录、贷款学生诚信教育活动开展情况、贷后学生信息库建立及信息更新情况、风险金启动情况及各种数据报表等材料。

4、寝室管理与服务:内容主要包括文明教育、纪律督导、内务检查、安全管理、宿舍文化建设等方面工作。

5、及时报送学校要求的各方面材料或数据报表。

(七)党团建设

1、做好各项团组织的建设工作;

组织机构、团干部、团员人数统计表、团员花名册团员发展、团员奖惩团总支工作计划、总结、通知、团员好团干部的教育培训、团总支开展的思想建设活动、团支部的组织建设、团开展的会议,社会实践与青年志愿者活动、校园文化建设等工作】

2、积极开展各项申报、创建、评议、创优工作;

【团支部、团总支开展的推优工作的学生申报、审查、评议的原始材料、公示情况】

3、按照校党委组织部的有关部署,做好推优入党和学生党员发展工作。

【学年度写入党申请书学生数及名单、学生入党积极分子人数及名单、发展学生党员数及名单,学生思想汇报材料。】

4、加强对各级学生组织的建设和管理,各学院学生组织机构设置完全,人员配备齐全,活动开展各具特色。

【学生各级组织机构图、学生会干部基本信息、学生社团基本信息、学生组织章程,相关制度文件、日常工作会议记录、工作计划、工作总结、开展活动材料】

就业实习1、就业:围绕人才培养目标,注重创新就业服务措施,提高服务质量,促进就业质量。主要内容包括就业工作组织领导、硬件建设(经费、办公条件等)、软件建设(规范管理、市场培育及服务、就业指导、就业研究等)及创新特色等方面。

【依据校内有关就业工作评估体系要求开展工作和材料整理。要结合所在专业特色与学生特点,开展各种有针对性的就业指导与就业服务工作。】

2、实习:按照学校有关文件,开展的对毕业实习的学生进行管理的文件

【毕业生离校实习登记表、辅导员与毕业生联系记录、学生在外居住安全责任协议等】

创新创业在“大众创业,万众创新”的时代浪潮下,各学院要积极培育创新创业人才,坚持以“服务学生”为目的,例如,在如何更好发挥校友资源和各种社会资源方面,积极探索工作上的创新。如何开展创新创业能力培养,激励和鼓励学生走出校园。

【在校生自主创业、毕业生自主创业明细相关资料、照片、数据,开展的创新创业类的活动材料,知名校友的信息、照片,校友会活动形成的相关图文、声像资料。

(十)课程管理

学生工作开展的素质教育课、劳动课、军事理论课、新生入学教育、安全教育的课程开展情况的材料

【教案、PPT、照片、学生作业】

三、工作要求

1、档案收集是档案工作的重要组成部分及关键环节,请各学院规范学生工作档案收集、管理,保存工作。为保障档案工作顺利开展,提高工作效率,请各学院指定专人长期负责档案材料的收集整理工作,建议一月一存档。

2、各项工作或活动的图片(精选10-15张)、视频、录音等电子和纸质都需要进行存档。

3、各类数据表、信息表、记录本学校如未有统一标准,请各学院自行建立。

4、学生工作档案建立完成时间为2021年12月30日,且该项工作应长期持续。

5、学生工作制度文件保存期限永久,过程性文件保存期限5年。

6、各学院以学院为单位建立档案柜、以类别建立档案盒、以学期建立分项目,以具体内容建立分册。

7、档案归档按照年份为2019年1月以后现有文件进行归档。

附件:

1.新葡萄京官网学生工作档案归档文件格式说明

2.新葡萄京官网学生工作队伍人员信息一览表

3.新葡萄京官网学生工作队伍带班情况一览表

4.新葡萄京官网学生工作队伍获奖情况一览表

5.新葡萄京官网学生工作队伍发表论文情况一览表

6.新葡萄京官网学生工作队伍教学科研成果及获奖一览表

7.新葡萄京官网学生工作队伍科研项目一览表

8.新葡萄京官网学生工作队伍获得专利或软件著作权一览表

9.新葡萄京官网学生工作队伍指导学生参加竞赛获奖一览表

10.新葡萄京官网学生工作队伍参加校内外培训情况一览表

11.新葡萄京官网学生工作队伍职业资格证书一览表

12.新葡萄京官网学生工作队伍参加竞赛一览表

13.新葡萄京官网学业预警通知书

14.新葡萄京官网学生学业预警与援助谈话记录表

15.新葡萄京官网学生学业预警学生家长通知确认单

16.新葡萄京官网学生档案交接清单

17.新葡萄京官网学生旷课情况统计表

18.新葡萄京官网月综合测评记录

19.新葡萄京官网学年综合测评记录

20.新葡萄京官网学生考研情况一览表

21.新葡萄京官网学生获得职业资格证书情况一览表

22.新葡萄京官网学生文体科技活动获奖情况一览表

23.新葡萄京官网学生参加校内外学科竞赛情况一览表

24.新葡萄京官网学生活动开展情况一览表

25.新葡萄京官网家庭经济困难学生认定申请表

26.新葡萄京官网高等学校学生及家庭情况调查表

27.新葡萄京官网家庭经济困难学生信息 邮编:150025
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